留学生を新卒採用する際の就労ビザ申請

(大阪府・神戸市・京都市での就労ビザ申請なら行政書士法人クローバー法務事務所へ）

日本の大学、大学院、短期大学、専門学校などで学ぶ外国人留学生を、新卒社員として採用したいと考える企業は少なくありません。

留学生は、日本での生活に慣れており、日本語でのコミュニケーション能力も期待できます。また、日本の学校で専門知識を学んでいるため、卒業後すぐに日本企業で活躍できる人材として注目されています。

しかし、留学生を採用する場合には、通常の日本人新卒採用とは異なる注意点があります。

それは、「留学」の在留資格のままでは、正社員として働くことができないという点です。

留学生が卒業後に日本企業で働くためには、入社前に「留学」から就労可能な在留資格へ変更する必要があります。多くの場合、変更先として検討されるのは「技術・人文知識・国際業務」です。この在留資格は、理学・工学などの自然科学分野、法律学・経済学・社会学などの人文科学分野の知識を必要とする業務、または外国文化に基盤を有する業務などに従事する場合に認められます。

特に4月入社を予定している場合は、申請のタイミングを誤ると、入社式や研修開始日に間に合わない可能性があります。

この記事では、留学生を新卒採用する企業様に向けて、在留資格変更申請の流れ、必要書類、スケジュール管理の注意点を解説します。

日本にいる留学生は、通常「留学」の在留資格で日本に滞在しています。

「留学」は、日本の教育機関で学ぶための在留資格です。そのため、卒業後に企業で正社員として働く場合は、就労内容に合った在留資格へ変更しなければなりません。

新卒採用で、技術・人文知識・国際業務、高度専門職など、多い変更先は、次のような在留資格です。

一般企業で総合職、営業職、事務職、エンジニア、マーケティング、貿易業務、通訳・翻訳、企画職などとして採用する場合は、「技術・人文知識・国際業務」が検討されることが多いです。ただし、職種名だけで判断されるわけではありません。

たとえば「総合職」「営業職」「事務職」という名称であっても、実際の業務内容が専門的な知識を必要とするものか、本人の専攻内容と関連しているかが重要になります。

留学生を4月から新卒採用する場合、在留資格変更申請は早めに準備する必要があります。

出入国在留管理庁のQ&Aでは、例年3月に大学等を卒業する留学生について、在留資格変更許可申請は12月から受け付けているとされています。また、申請時点で卒業前であっても、卒業見込証明書を提出すれば申請を受け付け、卒業後に卒業証明書を提出する流れが示されています。

つまり、4月入社を予定している場合は、卒業後に慌てて申請するのでは遅い可能性があります。理想的には、内定後すぐに申請準備を始め、12月から1月頃には申請できる状態にしておくことが望ましいです。

内定後すぐ：在留資格変更の可否を確認する

留学生に内定を出した後、まず確認すべきなのは、就労ビザの変更が可能かどうかです。

確認すべきポイントは、主に次のとおりです：

採用予定者の現在の在留資格

在留期限

卒業予定時期

学校の種類

専攻内容

成績証明書の内容

担当予定業務

雇用契約の内容

会社の事業内容

給与水準

勤務地

特に重要なのは、本人の学歴・専攻と、入社後の業務内容が関連しているかという点です。

たとえば、情報工学を学んだ留学生がシステム開発職に就く場合は、専攻と業務内容の関連性を説明しやすいといえます。

一方、経営学を学んだ留学生を飲食店のホールスタッフとして採用するような場合は、「技術・人文知識・国際業務」に該当しにくくなります。

会社が採用したい人材であっても、在留資格の要件に合わなければ、入社できない可能性があります。そのため、内定前または内定直後の段階で、ビザ上のリスクを確認しておくことが大切です。

11月〜12月頃：申請書類の準備を進める

4月入社に間に合わせる場合、遅くとも年内には申請書類の準備を始めることをおすすめします。

在留資格変更申請では、本人側の書類だけでなく、会社側の書類も必要になります。

本人側で準備する代表的な書類は、次のとおりです：

パスポート

在留カード

証明写真

履歴書

卒業見込証明書

成績証明書

専攻内容が分かる資料

資格証明書がある場合はその写し

会社側で準備する代表的な書類は、次のとおりです：

雇用契約書または労働条件通知書

採用理由書

職務内容説明書

会社案内

登記事項証明書

決算書類

法定調書合計表

事業内容が分かる資料

組織図

配属部署の説明資料

「技術・人文知識・国際業務」の申請では、所属機関のカテゴリーなどにより提出書類が異なります。出入国在留管理庁の案内でも、申請人の活動内容、学歴・職歴、所属機関の概要などを明らかにする資料が示されています。

また、2025年12月1日からは、日本の大学卒業予定者などが「留学」から「技術・人文知識・国際業務」または「研究」へ変更する場合、一定の条件を満たせば提出書類の一部省略が可能になる取扱いも公表されています。ただし、派遣形態での雇用はこの省略の対象外とされています。

そのため、実際にどの書類が必要になるかは、会社のカテゴリー、学校の種類、雇用形態、申請内容によって確認する必要があります。

12月〜1月頃：在留資格変更許可申請を行う

3月卒業・4月入社の場合、在留資格変更許可申請は、できるだけ早い時期に行うことが重要です。

出入国在留管理庁のQ&Aでは、例年3月に大学等を卒業する留学生の変更申請は12月から受け付けているとされています。

ただし、実際の受付時期や運用は、申請先の地方出入国在留管理局によって異なる場合があります。そのため、申請予定の入管で、受付開始時期や必要書類を事前に確認しておくと安心です。

また、審査にかかる期間は申請内容や入管の混雑状況によって変わります。出入国在留管理庁は在留審査処理期間の平均日数を公表しており、在留資格変更許可申請の場合、処分日は許可の告知時、つまり入管に行く日を基準としているため、実際の審査自体は表示日数より短い場合があると説明しています。

申請が集中する時期は、通常より時間がかかる可能性があります。

そのため、「2週間から1か月程度で結果が出るだろう」と楽観的に考えるのではなく、書類不備や追加資料の提出も見込んで、余裕を持ったスケジュールを組むことが大切です。

2月〜3月頃：結果通知・追加資料対応

申請後、入管から追加資料の提出を求められる場合があります。

たとえば、次のような資料です：

仕事内容をより詳しく説明する資料

専攻と業務内容の関連性を補足する資料

会社の事業内容を説明する資料

採用理由を補足する資料

業務量を示す資料

給与水準の妥当性を示す資料

追加資料の提出が遅れると、審査期間が延び、4月入社に間に合わなくなる可能性があります。

そのため、申請後も入管からの連絡を確認できる体制を整えておく必要があります。

また、結果通知が届いたとしても、卒業前の段階ではすぐに新しい在留カードを受け取れない場合があります。

出入国在留管理庁のQ&Aでは、卒業見込証明書で申請を受け付けた場合、卒業後に卒業証明書を提出し、その後に在留資格変更許可申請の結果を渡すとされています。

つまり、3月卒業予定者の場合は、卒業証明書を取得してから、最終的に在留カードを受け取る流れになります。

卒業後、卒業証明書を提出し、新しい在留カードを受け取る

在留資格を「留学」から就労資格に変更するためには、原則として学校を卒業していることが必要です。

申請時点では卒業見込証明書で申請できても、最終的に許可を受ける段階では、卒業証明書の提出が求められます。

したがって、卒業式後は速やかに卒業証明書を取得し、入管で在留カードの受取手続きを行います。

新しい在留カードを受け取るまでは、原則として就労資格に変更された状態にはなりません。

そのため、会社側も、入社日や研修開始日を決める際には、卒業証明書の発行日と在留カード受取日を考慮しておく必要があります。

4月に就労ビザ取得後に勤務開始

在留資格変更が許可され、新しい在留カードを受け取った後は、許可された在留資格に基づいて勤務を開始できます。

ただし、注意すべきなのは、許可された在留資格の範囲内で働く必要があるという点です。

たとえば、「技術・人文知識・国際業務」として許可された場合、申請時に説明した専門的業務に従事することが前提となります。

申請書類ではエンジニアとして説明していたにもかかわらず、実際には倉庫作業や接客販売を担当させるような場合、在留資格に該当しない活動となるおそれがあります。

入社後も、申請内容と実際の職務内容が一致しているかを管理することが重要です。

資格外活動の範囲と混同しない

留学生は、資格外活動許可を受けている場合、在学中にアルバイトをすることができます。

しかし、資格外活動許可は、あくまで「留学」の在留資格に付随するアルバイトの許可です。

卒業後に正社員として勤務するための許可ではありません。

そのため、「在学中にアルバイトとして働いていたから、卒業後もそのまま働ける」と考えるのは危険です。

卒業後に正社員として勤務する場合は、必ず就労可能な在留資格への変更が必要です。

入社前研修を行う場合も注意

4月入社前に、内定者研修や事前研修を行う企業もあります。

留学生がまだ「留学」の在留資格のままである場合、その研修内容が有償か無償か、業務性があるか、実際の労働に当たるかによって注意が必要です。

単なる説明会や内定者向けオリエンテーションであれば問題になりにくい場合もありますが、実際に会社の業務を行わせる場合は、就労活動と判断されるおそれがあります。

特に、卒業後に在留資格変更が完了していない状態で勤務を開始させることは避けなければなりません。

不許可になった場合の影響が大きい

留学生の新卒採用では、在留資格変更申請が不許可になると、会社にも本人にも大きな影響があります。

会社側では、次のような問題が発生します：

4月入社に間に合わない

配属計画が崩れる

研修スケジュールを変更する必要がある

採用計画に支障が出る

本人との雇用関係の扱いに困る

本人側でも、次のような問題が生じます：

卒業後の進路が不安定になる

在留期限の問題が発生する

日本での就職が難しくなる

帰国や別の在留資格への変更を検討しなければならない

そのため、留学生の新卒採用では、通常の採用手続きと同じ感覚ではなく、在留資格変更を前提としたスケジュール管理が必要です。

留学生を新卒採用する企業は、次のような資料を準備しておくとよいでしょう：

雇用契約書または労働条件通知書

採用理由書

職務内容説明書

配属予定部署の説明資料

会社案内

登記事項証明書

決算書類

法定調書合計表

会社ホームページ

商品・サービス資料

組織図

業務スケジュール

研修計画

本人の専攻と業務内容の関連性を説明する資料

特に重要なのは、採用理由書と職務内容説明書です。

この2つの書類で、本人の学歴と業務内容の関連性、会社がその留学生を採用する必要性、入社後に担当する業務の専門性を説明します。

留学生本人が準備すべき主な資料

留学生本人側では、次のような資料を準備する必要があります：

パスポート

在留カード

写真

履歴書

卒業見込証明書

成績証明書

卒業後は卒業証明書

専攻内容が分かる資料

資格証明書がある場合はその写し

日本語能力試験などの証明書がある場合はその写し

卒業見込証明書で申請した場合でも、最終的には卒業後に卒業証明書を提出する必要があります。

そのため、卒業証明書の発行時期を学校に確認しておくことも重要です。

在留資格変更許可申請は、原則として申請人本人、つまり留学生本人が行います。

ただし、地方出入国在留管理局長に届け出た行政書士や弁護士で、申請人から依頼を受けた者は、取次者として申請を行うことができます。また、一定の条件を満たす所属機関の職員なども取次者になり得ます。

実務上、企業側の決算書類や法定調書合計表など、機密性の高い資料を留学生本人に渡すことに抵抗がある会社もあります。

そのような場合は、申請取次行政書士に依頼することで、会社資料の管理に配慮しながら申請を進めやすくなります。

また、会社担当者と留学生本人が一緒に入管へ行き、本人書類と会社書類をそれぞれ提出する方法も考えられますが、手間や書類管理の面では負担が大きくなります。

留学生を新卒採用する場合、内定を出しただけでは4月から働けるわけではありません。

「留学」の在留資格から、就労可能な在留資格へ変更する必要があります。

特に、3月卒業・4月入社を予定している場合は、12月から1月頃に申請できるよう、早めに準備を進めることが重要です。

留学生の新卒採用で特に大切なのは、次の点です：

卒業前から在留資格変更の準備を始めること

本人の専攻と担当業務の関連性を確認すること

採用理由書と職務内容説明書を丁寧に作成すること

卒業見込証明書で申請し、卒業後に卒業証明書を提出すること

入社前に就労可能な在留資格へ変更すること

申請内容と実際の業務内容を一致させること

留学生の採用は、企業にとって大きな戦力確保につながります。

一方で、在留資格変更のスケジュール管理を誤ると、入社時期の遅れや不許可につながる可能性があります。

そのため、留学生を新卒採用する場合は、内定後できるだけ早い段階で、在留資格変更の可否、必要書類、申請時期を確認し、計画的に準備を進めることをおすすめします。