【中文】从事总务职位的外国人申请就劳签证的注意点

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如果外国人想要担任总务职位，是否可以申请就劳签证？

总务是支撑公司运营的重要职位。根据公司的不同，工作范围可能包括备品管理、公司规章制度的制定与调整、合同文件管理、公司内部活动运营、劳务管理、会计辅助、庶务工作等。

但是，以总务职位雇用外国人时，在申请就劳签证方面需要特别注意。原因在于，总务职位虽然业务范围很广，但根据具体内容不同，容易被判断为单纯事务作业或辅助性工作。在就劳签证审查中，仅仅说明作为总务职位录用是不够的。必须具体说明实际负责什么业务、该业务是否需要专业知识、是否与本人学历或工作经历相关。

本文将解说企业以总务职位录用外国人时，需要确认的就劳签证要件，以及申请时应注意的重点。

以总务职位雇用外国人时，通常会考虑的在留资格是「技术・人文知识・国际业务」。

该在留资格适用于基于与日本公司等机构的合同，从事需要自然科学或人文科学领域的技术、知识，或者需要基于外国文化的思考方式、感受性的业务。在出入国在留管理厅的说明中，也列举了市场营销业务人员、翻译、设计师、技术人员等作为典型例子。

总务职位通常会被整理为「技术・人文知识・国际业务」中的人文知识领域。例如公司内部规章制度的制定、修改、运用；合同书及公司内部文件管理；劳务管理；招聘、人事相关业务；公司内部制度的企划、运营；会计、经理相关业务；公司许可、认证及行政手续相关管理；外国员工的在留期限、劳务管理；与海外据点或外国员工之间的联络协调等等。

如果这些业务是主要工作内容，就有可能说明为需要人文科学领域知识的业务。

另一方面，如果主要工作是接待来客、电话转接、备品订购、文件整理、数据录入等，则较难被评价为具有专业性的业务，需要注意。

学历或实务经验要件

以人文知识领域申请时，原则上需要满足以下任一条件：

学习过与业务相关的科目，并从大学或短期大学毕业；

学习过与业务相关的科目，并从日本专门学校毕业，取得「专门士」或「高度专门士」称号；

在相关领域拥有10年以上实务经验。

短期大学毕业者，也被视为符合「技术・人文知识・国际业务」基准中的大学毕业者。此外，报酬必须达到与从事同等业务的日本人相同或以上的水平。这一点也在「技术・人文知识・国际业务」的上陆许可基准中有所规定。

业务内容与专业、职历的相关性

总务职位申请中，本人的学历、职历与预定担当业务之间的相关性非常重要。

例如，以下情况比较容易说明相关性：

学习经营学的人，负责人事制度或公司内部制度的运用；

学习商学的人，负责包含会计、经理在内的总务业务；

学习法学的人，负责合同书管理或公司规章制度整备；

学习经济学的人，负责预算管理或管理部门业务；

学习国际商务的人，负责外国员工劳务管理或与海外据点协调。

总务职位的业务范围较广，因此预定录用者的专业与工作内容并不一定完全一致。但是，在申请资料中，应具体说明所学的哪些知识会被运用于哪些业务。

大学毕业

如果是大学毕业，专业与职务内容之间的相关性通常会被相对灵活地判断。大学并不是只教授特定职业技能的教育机构，而是培养广泛教养和专业知识的机构。因此，如果毕业于经济学部、经营学部、商学部、法学部、社会学部、国际关系学部等，较容易说明与总务职位之间的相关性。

即使是理科专业毕业，根据公司行业或担当业务内容，也可能有申请空间。

例如在制造业中，负责包含与技术部门协调在内的总务业务，或在IT企业中，负责包含信息管理、公司内部系统运用在内的管理部门业务。

这些情况下，有可能说明本人知识能够被活用。但是，如果无法明确说明使用什么知识，可能会缺乏说服力。

专门学校毕业

如果是专门学校毕业，与大学毕业相比，专攻科目和担当业务之间的相关性会被更加严格地审查。专门学校是以学习特定职业所需知识和技能为目的的教育机构。因此，以总务职位申请时，需要证明所学内容与总务业务有直接联系。例如，以下专业相对容易说明与总务职位相关：商务类课程、经营类课程、会计、经理类课程、贸易实务类课程、国际商务类课程、法务、行政相关课程、人事、劳务相关课程等。

相反，如果是设计、音乐、料理、美容、动画、电气工学等与总务职位相关性较弱的专业，以总务职位申请可能会比较困难。

出入国在留管理厅公布的「技术・人文知识・国际业务」许可、不许可事例也显示专门学校毕业者的专攻科目与职务内容之间的相关性，是重要判断因素。因此，录用专门学校毕业者担任总务职位时，不仅要确认毕业证明书，还应确认成绩证明书、履修科目内容、教学大纲等，并仔细整理其与担当业务之间的关系。

如果不容易满足学历要件，可以考虑通过实务经验进行申请。

在人文知识领域，原则上需要相关业务10年以上的实务经验。

对于总务职位而言，在海外企业中，“总务”这一部门或职位名称可能不像日本这样明确。

因此，即使过去的职历名称不是“总务”，只要实际业务内容与总务职位相关，也有可能作为实务经验进行说明。

例如人事、劳务管理；工资计算、社会保险手续辅助；会计、经理业务；营业事务；合同书、公司内部文件管理；秘书业务；公司制度或内部活动运营；许可、认证、行政手续相关管理业务等。

但是，通过实务经验申请时，重要的不只是年数，还包括能够客观证明业务内容的资料。比如在职证明书；退职证明书；职务内容证明书等。

这些文件中需要具体记载工作期间、所属部门、担当业务、职务职位、雇用形态等。

如果仅仅写着作为事务职工作，可能无法充分被评价为与总务职位相关的实务经验。

学校学习期间有时可以计入实务经验

在考虑10年实务经验要件时，如果在学校学习过相关科目，有时可以将学习期间计入实务经验年数。

例如，在商业高中或专门学校学习过簿记、会计、经营、劳务管理、商务实务等，该学习期间有可能作为与总务职位相关的经验来说明。但是，单纯毕业并不够。必须证明实际学习过与总务职位相关的科目。

因此，除了毕业证明书外，还应准备成绩证明书、履修证明书、教学大纲等，并整理哪些科目与预定担当业务相关。

法务、合规相关业务

比如公司内部规章制度的制定、修改、合同书管理、董事会、股东大会相关资料管理、个人信息保护及公司内部规则整备；许可、认证及行政手续管理等。

这些业务比较容易与法学、经营学、商务实务相关知识联系起来说明。

人事、劳务相关业务

比如出勤管理、工资计算确认、社会保险手续辅助、招聘活动管理、员工培训企划、外国员工在留期限管理、就业规则运用等。

人事、劳务相关业务，可以说明为活用经营学、劳务管理、商务实务、法学等知识的业务。

会计、经理相关业务

比如请求书、付款管理、经费精算、预算管理、月度资料制作、会计软件输入内容确认、与税理士、会计事务所之间的联络协调等。

如果包含会计、经理业务，则比较容易与商学、会计学、经营学、经济学等相关联。

外国员工或海外据点相关管理业务

比如外国员工入职手续、在留卡、在留期限管理、与海外总部或海外据点联络、外语公司内部文件制作、面向外国员工的公司制度说明、多语言公司内部协调等。

如果包含这些业务，根据内容不同，不仅有人文知识要素，也可能包含国际业务要素。

即使是总务职位，如果以下业务是中心内容，可能不会被认定为就劳签证对象业务：

备品订购、补充、邮件、邮寄物分类、来客接待、电话转接、文件复印、归档、数据输入、清扫或公司环境整理、公司活动的简单准备工作、其他部门委托的庶务工作。

这些业务作为一部分包含在工作中，本身并不一定有问题。但是，如果业务中心是这些辅助性、定型性工作，则很难被判断为「技术・人文知识・国际业务」所要求的专业业务。

以总务职位申请时，需要说明主要业务不是辅助工作，而是需要专业判断和知识的业务。

总务职位申请中，不仅业务内容重要，业务量也很重要。

例如，如果以外国员工劳务管理为主要业务申请，但公司只有1名外国员工，入管可能会质疑：是否有必要为此安排全职工作？

另外，即使说明负责“公司内部规章制度整备”，如果公司规模较小、员工人数少，也需要说明该业务是否会持续发生。

因此，以总务职位申请时，建议准备以下资料：公司组织图、员工人数、外国员工人数、管理部门体制、预定担当业务列表、一天的业务安排、每周、每月的业务量、公司内部规章、管理资料样本、拟交由申请人负责的业务范围、与其他员工的职责分工表。

特别是中小企业，需要仔细说明为什么需要总务担当人员，以及该外国人本人是否有充分的专业业务可以负责。

总务职位在就劳签证申请中，是需要慎重研究的职种。原因在于，总务业务范围太广。在日本企业中，总务人员入社后，可能会一边经历各种业务，一边逐渐扩大负责范围。

如果是日本人员工，入社后根据适性调整部门或业务也很常见。但是，在外国人的就劳签证申请中，必须事先明确入社后具体负责什么业务。

如果是录用后再观察情况决定业务、一开始做杂务，将来再负责总务或者哪里人手不足就广泛帮忙之类的情况，可能无法明确申请人从事的是符合在留资格的专业业务，从而导致不许可风险升高。

出入国在留管理厅资料中也说明，若要符合「技术・人文知识・国际业务」，需要从事以学术素养为背景、达到一定水准以上的业务。

因此，以总务职位雇用外国人时，不应作为“什么都做的人”来录用，而应在申请前具体确定担当业务。

预定担当业务是否可以称为专业性总务业务；

是否不是以单纯庶务或辅助业务为中心；

本人学历与业务内容是否有关联；

专门学校毕业者是否能够说明履修科目与业务内容的相关性；

通过实务经验申请时，是否能证明10年以上相关经验；

是否能从过去工作单位取得在职证明书或职务内容证明书；

是否有与公司规模相符的业务量；

与其他员工之间的职责分工是否明确；

报酬是否达到日本人同等以上；

是否能够具体说明录用理由。

提前整理这些内容，可以提高申请资料的说服力。

以总务职位雇用外国人时，是有可能申请成功就劳签证的。但是，总务职位业务范围广，容易与庶务工作或单纯事务作业混淆，因此申请资料制作时需要特别注意。

尤其重要的是以下3点：

担当业务具有专业性；

本人学历、职历与业务内容有关联；

具有与公司规模相符的充分业务量。

仅凭总务职位这一职种名称，在就劳签证审查中是不够的。需要具体整理公司内部规章制度整备、人事劳务管理、会计、经理、合同书管理、外国员工管理、与海外据点的联络协调等，并说明为什么有必要录用该外国人。

如果企业希望以总务职位雇用外国人，建议在申请前阶段就确认业务内容和必要资料，在尽量降低不许可风险的基础上推进准备。