総務職で外国人を雇用する場合の就労ビザ申請の注意点

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外国人を総務職として採用したいというご相談は、企業様からよく寄せられます。

総務職は、会社の運営を支える重要な職種です。備品管理、社内規程の整備、契約書類の管理、社内行事の運営、労務管理、経理補助、庶務業務など、担当範囲は会社によって大きく異なります。

ただし、外国人を総務職で雇用する場合、就労ビザの申請では注意が必要です。

なぜなら、総務職は業務範囲が広い一方で、内容によっては単純な事務作業や補助業務と判断されやすいからです。

就労ビザの審査では、単に「総務職として採用します」と説明するだけでは十分ではありません。実際にどのような業務を担当するのか、その業務に専門知識が必要なのか、本人の学歴や職歴と関連しているのかを具体的に説明する必要があります。

この記事では、総務職で外国人を採用する際に確認すべき就労ビザの要件と、申請時に注意すべきポイントを解説します。

外国人を総務職で雇用する場合、一般的に検討される在留資格は、「技術・人文知識・国際業務」です。

この在留資格は、日本の会社などとの契約に基づいて、自然科学または人文科学の分野に属する技術・知識を必要とする業務、または外国文化に基盤を有する思考・感受性を必要とする業務に従事する場合に認められる在留資格です。出入国在留管理庁の説明でも、マーケティング業務従事者、通訳、デザイナー、技術者などが該当例として挙げられています。

総務職の場合、多くは「技術・人文知識・国際業務」のうち、人文知識分野として整理されます。

たとえば、次のような業務です：

社内規程の作成・改定・運用

契約書や社内文書の管理

労務管理

採用・人事関連業務

社内制度の企画・運用

会計・経理関連業務

会社の許認可や行政手続に関する管理

外国人社員の在留期限・労務管理

海外拠点や外国人従業員との連絡調整

このような業務が中心であれば、人文科学分野の知識を必要とする業務として説明できる可能性があります。

一方で、来客対応、電話取次ぎ、備品の発注、書類整理、データ入力などが中心の場合は、専門性のある業務とは評価されにくいため注意が必要です。

学歴または実務経験の要件

人文知識分野で申請する場合、原則として、次のいずれかを満たす必要があります：

業務に関連する科目を専攻して大学または短期大学を卒業していること

業務に関連する科目を専攻して日本の専門学校を卒業し、「専門士」または「高度専門士」の称号を取得していること

業務に関連する分野について10年以上の実務経験があること

短期大学卒業者についても、「技術・人文知識・国際業務」の基準における「大学を卒業した者」に該当するとされています。

また、報酬については、日本人が同じ業務に従事する場合に受ける報酬と同等額以上である必要があります。これは「技術・人文知識・国際業務」の上陸許可基準でも示されています。

業務内容と専攻・職歴の関連性

総務職の申請では、本人の学歴や職歴と、担当予定業務との関連性が重要です。

たとえば、次のようなケースでは関連性を説明しやすくなります：

経営学を学んだ人が、人事制度や社内制度の運用を担当する

商学を学んだ人が、会計・経理を含む総務業務を担当する

法学を学んだ人が、契約書管理や社内規程の整備を担当する

経済学を学んだ人が、予算管理や管理部門の業務を担当する

国際ビジネスを学んだ人が、外国人社員の労務管理や海外拠点との調整を担当する

総務職は業務範囲が広いため、採用予定者の専攻と業務内容が完全に一致しない場合もあります。

しかし、申請書類では、どの科目で学んだ知識がどの業務に活かされるのかを具体的に説明することが大切です。

大学卒の場合

大学卒の場合、専攻と職務内容の関連性は、比較的柔軟に判断される傾向があります。

大学は、特定の職業技能だけでなく、幅広い教養や専門知識を身につける教育機関です。そのため、経済学部、経営学部、商学部、法学部、社会学部、国際関係学部などを卒業している場合、総務職との関連性を説明しやすいといえます。

また、理系学部を卒業している場合でも、会社の業種や担当業務によっては、申請可能な場合があります。

たとえば、製造業で技術部門との調整を含む総務業務を担当する場合や、IT企業で情報管理・社内システム運用を含む管理部門業務を行う場合などは、本人の知識を活かせる可能性があります。

ただし、「どのような知識を使うのか」が不明確なままでは、説得力のある申請になりません。

専門学校卒の場合

専門学校卒の場合は、大学卒よりも、専攻科目と担当業務の関連性が厳しく確認されます。

専門学校は、特定の職業に必要な知識や技能を身につけることを目的とする教育機関です。そのため、総務職で申請する場合には、学んだ内容が総務業務に直接結びついていることを示す必要があります。

たとえば、次のような専攻であれば、総務職との関連性を説明しやすい場合があります：

ビジネス系コース

経営系コース

会計・経理系コース

貿易実務系コース

国際ビジネス系コース

法務・行政関連のコース

人事・労務に関するコース

反対に、デザイン、音楽、調理、美容、アニメ、電気工学など、総務職との関連性が薄い専攻の場合は、総務職での申請は難しくなる可能性があります。

出入国在留管理庁が公表している「技術・人文知識・国際業務」の許可・不許可事例でも、専門学校卒業者については、専攻科目と職務内容の関連性が重要な判断要素とされています。

そのため、専門学校卒業者を総務職で採用する場合は、卒業証明書だけでなく、成績証明書、履修科目の内容、シラバスなどを確認し、担当業務との関連性を丁寧に整理する必要があります。

学歴要件を満たしにくい場合は、実務経験による申請を検討することがあります。

人文知識分野では、原則として、関連する業務について10年以上の実務経験が必要です。

総務職の場合、海外企業では「総務」という名称の部署や職種が日本ほど明確でないこともあります。そのため、過去の職歴が「総務」という名称でなくても、実際の業務内容が総務職に関連していれば、実務経験として説明できる可能性があります。

たとえば、次のような経験です：

人事・労務管理

給与計算・社会保険手続補助

会計・経理業務

営業事務

契約書・社内文書の管理

秘書業務

社内制度や社内行事の運営

許認可・行政手続に関する管理業務

ただし、実務経験で申請する場合は、年数だけではなく、業務内容を客観的に証明する資料が重要です。

代表的な資料としては、在職証明書、退職証明書、職務内容証明書などがあります。これらの書類には、勤務期間、所属部署、担当業務、役職、勤務形態などを具体的に記載してもらう必要があります。

単に「事務職として勤務していた」と書かれているだけでは、総務職に関連する実務経験として十分に評価されない可能性があります。

学校で学んだ期間を実務経験に含められる場合

実務経験10年の要件を検討する場合、学校で関連科目を専攻した期間を実務経験年数に含められる場合があります。

たとえば、商業高校や専門学校などで、簿記、会計、経営、労務管理、ビジネス実務などを学んでいた場合、その就学期間を実務経験に含めて説明できる可能性があります。

ただし、単に学校を卒業しているだけでは不十分です。総務職に関連する科目を履修していたことを示す必要があります。

そのため、卒業証明書だけでなく、成績証明書、履修証明書、シラバスなどを準備し、どの科目が担当予定業務と関連するのかを整理することが大切です。

法務・コンプライアンス関連業務

社内規程の作成・改定

契約書の管理

取締役会・株主総会関連資料の管理

個人情報保護や社内ルールの整備

許認可や行政手続の管理

このような業務は、法学や経営学、ビジネス実務に関する知識と関連づけて説明しやすい分野です。

人事・労務関連業務

勤怠管理

給与計算の確認

社会保険手続の補助

採用活動の管理

社員研修の企画

外国人社員の在留期限管理

就業規則の運用

人事・労務関連業務は、経営学、労務管理、ビジネス実務、法学などの知識を活かす業務として説明できます。

会計・経理関連業務

請求書・支払管理

経費精算

予算管理

月次資料の作成

会計ソフトへの入力内容の確認

税理士・会計事務所との連絡調整

会計・経理業務が含まれる場合は、商学、会計学、経営学、経済学などとの関連性を示しやすくなります。

外国人社員や海外拠点に関する管理業務

外国人社員の入社手続

在留カード・在留期限の管理

海外本社や海外拠点との連絡

外国語での社内文書作成

外国人社員向けの社内制度説明

多言語での社内調整

このような業務がある場合、「人文知識」に加えて、業務内容によっては「国際業務」の要素も含まれることがあります。

総務職であっても、次のような業務が中心の場合は、就労ビザの対象業務として認められにくくなります：

備品の発注・補充

郵便物の仕分け

来客対応

電話の取次ぎ

書類のコピー・ファイリング

データ入力

清掃や社内環境の整備

社内イベントの単純な準備作業

他部署から依頼された庶務作業

これらの業務が一部含まれること自体は問題ありません。

しかし、業務の中心がこのような補助的・定型的な作業である場合、「技術・人文知識・国際業務」に該当する専門業務とは判断されにくくなります。

総務職で申請する場合は、補助業務ではなく、専門的な判断や知識を必要とする業務が主たる業務であることを説明する必要があります。

総務職の申請では、業務内容だけでなく、業務量も重要です。

たとえば、「外国人社員の労務管理」を主な業務として申請する場合、会社に外国人社員が1人しかいないのであれば、その業務だけでフルタイム勤務する必要性があるのか疑問を持たれる可能性があります。

また、「社内規程の整備」を担当すると説明しても、会社の規模が小さく、従業員数も少ない場合、その業務が継続的に発生するのかを説明しなければなりません。

そのため、総務職で申請する際には、次のような資料を用意するとよいでしょう：

会社の組織図

従業員数

外国人社員数

管理部門の体制

担当予定業務の一覧

1日の業務スケジュール

週間・月間の業務量

社内規程や管理資料のサンプル

採用予定者に任せる業務の範囲

他の社員との役割分担表

特に中小企業では、「総務担当者が必要である理由」と「外国人本人に担当させる専門的業務が十分にあること」を丁寧に説明する必要があります。

総務職は、就労ビザ申請において慎重な検討が必要な職種です。

その理由は、総務職の業務が広すぎるためです。

日本企業では、総務担当者が入社後にさまざまな業務を経験しながら、徐々に担当範囲を広げていくことがあります。日本人社員であれば、入社後に適性を見ながら配属や担当業務を調整することも一般的です。

しかし、外国人の就労ビザ申請では、入社後に何を担当するのかが事前に明確である必要があります：

採用後に様子を見て業務を決める

最初は雑務をしながら、将来的に総務全般を任せる

人手が足りないところを幅広く手伝ってもらう

このような説明では、在留資格に該当する専門的業務が明確とはいえず、不許可リスクが高くなります。

出入国在留管理庁の資料でも、在留資格「技術・人文知識・国際業務」に該当するには、学術上の素養を背景とする一定水準以上の業務などに従事することが必要であると説明されています。

したがって、外国人を総務職で採用する場合は、いわゆる「何でも屋」として採用するのではなく、担当業務を具体的に決めたうえで申請することが重要です。

総務職で外国人を採用する場合は、申請前に次の点を確認しておきましょう：

担当予定業務が専門的な総務業務といえるか

単純な庶務作業や補助業務が中心になっていないか

本人の学歴と業務内容に関連性があるか

専門学校卒の場合、履修科目と業務内容の関連性を説明できるか

実務経験で申請する場合、10年以上の関連経験を証明できるか

過去の勤務先から在職証明書や職務内容証明書を取得できるか

会社規模に見合った業務量があるか

他の社員との役割分担が明確か

日本人と同等以上の報酬になっているか

採用理由を具体的に説明できるか

これらの点を事前に整理しておくことで、申請書類の説得力を高めることができます。

外国人を総務職で雇用する場合、就労ビザの取得は可能です。

ただし、総務職は業務範囲が広く、庶務業務や単純な事務作業と区別しにくいため、申請書類の作成には注意が必要です。

特に重要なのは、次の3点です：

担当業務が専門的な内容であること

本人の学歴・職歴と業務内容に関連性があること

会社規模に見合った十分な業務量があること

総務職という職種名だけでは、就労ビザの審査では十分ではありません。

社内規程の整備、人事労務管理、会計・経理、契約書管理、外国人社員の管理、海外拠点との連絡調整など、具体的な業務内容を整理し、なぜその外国人を採用する必要があるのかを説明することが大切です。

総務職で外国人を採用したい企業様は、申請前の段階で業務内容や必要書類を確認し、不許可リスクをできるだけ下げたうえで準備を進めることをおすすめします。